We light up your team.

‘ICT Beweegt’ in de Drechtsteden

SARAH VAN INGEN | VASTE LICHT PROFESSIONAL

Tijdens mijn interimopdracht bij Servicegemeente Dordrecht hield ik me bezig met de communicatie voor een grootschalig ICT programma voor de regio Drechtsteden. Samen met externe ICT partner KPN vernieuwt Servicegemeente Dordrecht in een paar jaar de complete ICT infrastructuur én wordt deze vooral veilig en toekomstbestendig gemaakt.

Complex

De uitdaging bij deze opdracht zat onder andere in de complexiteit en de schaalgrootte van de organisatie. De regio Drechtsteden bestaat uit 7 gemeenten en ook de Sociale Dienst Drechtsteden, de Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid en Dienst Gezondheid & Jeugd maken deel uit van dit samenwerkingsverband. In totaliteit heb je het dan over zo’n 6.500 medewerkers.

Stap 1: Reframing

Terug naar het begin, toen we ‘ICT Beweegt’ nog ‘ICT Verandert’ noemden. De eerste stap was het ‘reframen’ van het programma. Want ‘ICT Verandert’ kun je interpreteren als alleen ICT hoeft te veranderen. En dat was nu net niet de bedoeling! We wilden dat alle organisaties en medewerkers binnen de Drechtsteden in beweging kwamen en niet alleen ICT. Dat ze de nieuwe digitale werkomgeving echt omarmen én alle nieuwe mogelijkheden optimaal gaan benutten. Daarom wijzigden we de naam van het programma naar ‘ICT Beweegt! Jij ook?’.

Stap 2: Eenheid in communicatie-uitingen

De tweede stap was het neerzetten van een herkenbaar gezicht en uitstraling van het programma. We bleven daarin dichtbij de bestaande huisstijlelementen van servicegemeente Dordrecht. We ontwikkelden o.a. een nieuw woord- en beeldmerk en vier herkenbare karakters. Deze karakters kwamen in alle communicatie-uitingen terug zoals praatplaten, animaties, nieuwsbrieven en berichtgeving via intranet.

Twee deelprojecten

Het programma ICT Beweegt bestond qua communicatie uit twee grote deelprojecten:

  • De implementatie en adoptie van de nieuwe Digitale Werkruimte (DWR) door 6.500 medewerkers.
  • De transitie van het Data- Rekencentrum van de servicegemeente naar KPN met een enorme datamigratie-operatie.

Verandering en weerstand

Zoals bij alle grote verandertrajecten zat de uitdaging met name in de weerstand die een verandering bij medewerkers oproept. Deze weerstand probeerden we weg te nemen door de inzet van visuele communicatiemiddelen. Hiermee schetsten we een duidelijk beeld van het einddoel en de te nemen stappen om daar te komen. Ook organiseerden we een live ‘roadshow’ van de programmamanager en directeur servicegemeente langs de MT’s van alle Drechtsteden-organisaties.

Het eerlijke verhaal

Daarnaast zijn kinken in de kabel bij zo’n grootschalig en langdurig ICT-programma niet altijd te voorkomen. Vroeg of laat heeft een deel van de werknemers daar een keer last van en je doet het nooit voor iedereen goed! Inzet van communicatie was er dus vooral op gericht om hier begrip en geduld voor te vragen. Door heldere informatie en instructies te verstrekken via een online kennisportaal en door heel servicegericht online vragenuurtjes te organiseren. Maar ook door continu feedback op te halen en ‘het eerlijke verhaal’ te vertellen aan de hand van testimonials van collega’s. Dit werd erg gewaardeerd door de medewerkers.

Lokaal Veranderteam

Ook vroegen we medewerkers letterlijk en figuurlijk in beweging te komen. Niet per se een eenvoudige opgave in de naweeën van de coronacrisis waardoor toch nog veel medewerkers op afstand of hybride werken. Om alle 6.500 medewerkers, verspreid over 10 organisaties, toch goed te kunnen bereiken maakten we gebruik van de lokale communicatieadviseurs en informatiemanagers. We gaven het middenmanagement een soort ambassadeursrol. Ook riepen we voor iedere organisatie een Lokaal Veranderteam in het leven.

Wij verstrekten een basis communicatietoolkit aan de Lokaal Veranderteams en ambassadeurs. Hiermee konden zij hun rol vervullen in het bereiken en in beweging krijgen van de medewerkers. Eerlijk is eerlijk, dit kwam in de ene organisatie beter van de grond dan in de andere. Vooral omdat je dan toch afhankelijk bent van de betrokkenheid van de lokale medewerkers.

Afronden en overdracht

Samenvattend was het een jaar waarin ik me met uitdagende communicatievraagstukken heb mogen bezig houden in een complexe organisatie/regio die volop in transitie was. Een jaar waarin ik veel heb (bij)geleerd over verandertrajecten. Bijvoorbeeld hoe waardevol tussentijds evalueren en continu ophalen van feedback is in zo’n traject.

Ik heb op mijn beurt een goede communicatiebasis neer kunnen zetten voor ICT Beweegt in de Drechtsteden. Nu is het aan mijn opvolger om dit alles naar de volgende fase te brengen, een leuke uitdaging!

 

Sarah van Ingen
Vaste LICHT Professional sinds augustus 2020

Ook interessant voor jou