Terugblik op Logeion Vakimpuls: Help collega’s zélf slimmer te communiceren

Onlangs nam VLP Christel deel aan de online vakimpuls ‘Help collega’s zélf slimmer te communiceren’ door communicatiecollega’s Toinja van Daal – voorheen werkzaam bij – en Anouk Straalman – werkzaam bij – Heijmans. Zij gaven een inkijkje hoe hun organisatie steeds communicatiever wordt. Wat kun jij als communicatieprofessional doen om collega’s die geen communicatie-achtergrond hebben te ondersteunen? 

Aanpak in zes stappen
Toinja en Anouk deden hun aanpak, die bestaat uit zes stappen, helder uit de doeken. Die komt neer op het inventariseren van de meest gestelde vragen aan de communicatie-afdeling (vaak zijn dit steeds terugkerende, veelal uitvoerende klussen). Bijvoorbeeld: hoe maak ik een praatplaat of een vlog? Daarna bepalen ze de rolverdeling per type vraag. Is communicatie facilitator, adviseur of regisseur bij de communicatieopgave? Vervolgens werkt Heijmans met een gestandaardiseerde aanpak, uiteraard waar mogelijk. Vervolgens worden praktische toolkits gemaakt, die gebundeld worden in één, voor de organisatie helder overzicht. En last but not least, wordt aandacht besteed aan promotie. Je collega’s moeten uiteraard wel van het bestaan van al die toolkits afweten. Handige ambassadeurs daarbij zijn de collega’s die al bijna van nature een actieve communicatierol pakken.

Meer tijd (over) om echt het verschil te maken
Wanneer je collega’s helpt om zelf slimmer te communiceren houd je als professional meer tijd over voor klussen waarmee je echt het verschil kunt maken. Denk aan: hoe laten we de strategie van onze organisatie landen bij onze collega’s en hoe brengen we deze tot leven? Zo beweeg je als communicatieprofessional van operationeel naar tactisch en strategisch partner. Belangrijk bij het aanreiken van tools is dat je aansluit bij het DNA van je organisatie. Zijn collega’s die je helpt slimmer te communiceren blij met je hulp, zijn het mensen die eigenaarschap voelen?

Nu zaaien, straks oogsten
Het realiseren van al die formats en toolkits bleek een hels karwei. Het advies is dan ook om hier als communicatieteam een vast aantal uren per week voor vrij te roosteren. Veel tijd dus, maar op termijn levert het heel veel op. Die tijdrovende, uitvoerende klussen zorgen er namelijk voor dat je werkt volgens de waan van de dag en niet toekomt aan de echte strategische klussen. Nu zaaien dus om straks te kunnen oogsten.

Delen
Wat ik heel fijn vond, was dat Toinja en Anouk heel open en eerlijk waren over hun ervaringen. En die met vakgenoten wilden delen. Onder het motto ‘je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden’ boden ze praktische handvatten waarmee je zo aan de slag kunt!